5 tips til mer effektive styremøter
Mange styremøter er både uorganiserte og ufokuserte, og kan dra ut i tid til alles frustrasjon. Vi har samlet noen enkle tips til hvordan du kan unngå å havne i denne fellen med ditt neste styremøte.
Hva kjennetegner effektive styremøter? Les våre tips og gjør styret bedre stilt før neste styremøte.
1. Gode forberedelser
Gode forberedelser er fundamentet for ethvert produktivt styremøte. Begynn med å sørge for at alle relevante dokumenter og saksdokumenter er tilgjengelige for deltagerne i god tid.
Sørg for at dokumentene for de ulike sakene legges ved i et format som kan leses på alle typer enheter, inkludert mobilen.
Som møteleder er det også viktig at du setter deg godt inn i de ulike temaene selv, slik at du kan lede diskusjonene på en overbevisende måte.
2. Effektiv tidsbruk
Det å administrere tiden effektivt kan være en kunst, og i styremøter er det ekstra viktig å sørge for at man ikke kaster bort tiden.
Sett opp en tidsramme for hver sak på agendaen, slik at alle vet hvor mye tid en forventer å bruke på de ulike temaene.
På denne måten sikrer du at møtet ikke bare holder tidsplanen, men også at det er rom for grundige og gjennomtenkte diskusjoner der det trengs.
3. Aktiv deltakelse
Det er viktig å prøve å skape et miljø hvor alle deltagerne føler seg velkomne til å bidra i møtene. Dette kan oppnås ved å oppmuntre til spørsmål og diskusjoner rundt hvert agendapunkt.
Det er også effektivt å be spesifikke medlemmer om deres synspunkter på enkeltsaker. Ved å sikre at alle stemmer blir hørt, skaper du en mer inkluderende og helhetlig beslutningsprosess.
4. God oppfølging
God oppfølging etter styremøtet er like viktig som selve møtet. Avklar oppfølgingspunkter i møtet til hver av sakene, og sett en frist og ansvarlig for hver oppgave.
I tillegg bør du sørge for at møtereferatet blir distribuert raskt, slik at alle beslutninger og avtalt oppfølging er klart dokumentert.
5. Teknologisk støtte
Effektiv bruk av teknologi kan revolusjonere styrearbeidet. Ved å ta i bruk en styreportal vil styret ha en felles plattform for forbederelser, gjennomføring og oppfølging av styremøtene.
I tillegg til selve gjennomføringen av møtene, vil en styreportal også sørge for digital signering av referatene, arkivering av dokumentasjon og verktøy for å sikre samhandling i styret.