Uni-K byttet ut Word og e-post med Bård Styreportal

Uni-K AS er en arbeids- og inkluderingsbedrift i Haugesund. På vegne av NAV tilbyr de varig tilrettelagt arbeid og driver utvikling og kvalifisering av personer som av ulike årsaker står utenfor arbeidslivet. Med rundt 115 ansatte er målet å skape en inkluderende arbeidsplass der alle får bruke ressursene sine.

Utfordring

Før Bård var styrearbeidet i Uni-K tungvint. Alle styrepapirer lå som Word-filer, innkallinger ble sendt på e-post, og forrige protokoll måtte skrives ut på papir for å kunne signeres. Mellom møtene var det lite kommunikasjon i styret.

Den største bekymringen i styrearbeidet var personvern og GDPR. Sensitive dokumenter ble sendt på e-post og kunne bli skrevet ut av styremedlemmene, og det var vanskelig å holde oversikt over hvor papirene til slutt tok veien.

Løsning

Med Bård kan daglig leder forberede sakene når det passer, og styremedlemmene leser dem når det passer best. Resultatet er at styret møter bedre forberedt.

Digital signering av styreprotokollen letter arbeidet betraktelig. Samtidig ligger viktige reglementer og firmadokumenter samlet på ett sted, tilgjengelig for hele styret når de trenger det.

Alt ligger nå trygt lagret i Bård i stedet for spredt på e-post og papir. Styret møter med hver sin digitale enhet og jobber direkte i portalen – og bekymringen for personvern og GDPR er borte.

Hør hvordan Uni-K forvandlet styrearbeidet med Bård

Hverdagen etter at Bård kom på banen

Styret er løpende oppdatert Sakene er klare i god tid, så hvert styremedlem kan sette seg inn i dem når hverdagen tillater det. Det merkes på kvaliteten i møtene.

Mindre administrasjon Innkalling, protokoll og signering henger sammen i ett system. Tiden som før gikk med til manuelt arbeid frigjøres slik at de kan bruke mer tid på andre ting.

Full kontroll på sensitiv informasjon Styringsdokumenter og protokoller bor trygt i portalen, ikke i e-posttråder og ringpermer.

3 viktige funksjoner for Uni-K

Merethe Endresen·Daglig leder, Uni-K AS
"Mitt største mareritt før Bård var GDPR. Styrepapirene gikk på mail, og styremedlemmene skrev dem ut. Hvor ble alle de papirene av?"