Som nytt styremedlem står du overfor en viktig oppgave med reelt ansvar. Det er naturlig å føle på usikkerhet i starten, enten det gjelder forventninger eller håndtering av informasjon. Målet med denne guiden er å gi deg konkrete verktøy og en oversikt som gjør overgangen til styrearbeidet enklere.
1. Forstå rollen og ansvaret ditt
Så, hva skal du egentlig gjøre i styret? Kort sagt er jobben din å passe på selskapet og hjelpe det fremover, sammen med resten av styret. Dette betyr at du må sette deg godt inn i sakene, handle på en forsvarlig måte, og alltid sette selskapets interesser først.
Hovedoppgavene inkluderer:
- Tenke fremover (Strategi): Hvor skal selskapet? Styret er med på å peke ut retningen og vedta strategier og budsjetter.
- Passe på (Tilsyn og kontroll): Går driften som den skal? Følger selskapet lover og regler? Styret skal føre tilsyn med daglig ledelse og selskapets virksomhet, inkludert å påse forsvarlig risikostyring og internkontroll.
- Sørge for orden (Organisasjon): Har selskapet de folkene og systemene som trengs? Styret ansetter normalt daglig leder, fastsetter instruks og følger opp. Husk skillet: Styret har overordnet ansvar, mens daglig leder tar seg av den daglige driften.
- Holde øye med pengene (Økonomi): Har selskapet nok penger til å betale regningene sine og til å vokse? Styret har ansvar for at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet.
Det er lurt å sette seg inn i Aksjeloven – det er de viktigste spillereglene. Og ta en titt på selskapets egne vedtekter.
2. Gode forberedelser er gull verdt
Skal du bidra skikkelig i styremøtene, må du møte forberedt. Det betyr én ting: Les deg opp på sakslisten!
- Sett av tid: Ikke skumles rett før møtet. Ta deg tid til å faktisk lese gjennom rapporter, forslag og referater. Da vet du hva som skal diskuteres og avgjøres.
- Skjønn agendaen: Hva er de viktigste punktene på møtet? Hva haster mest?
- Spør hvis du lurer: Er det noe du ikke forstår? Ikke vær redd for å spørre styreleder eller daglig leder før møtet. Det er mye bedre enn å sitte som et spørsmålstegn i selve møtet.
Ofte sendes disse dokumentene på e-post, ligger på en minnepenn, eller kommer i en papirbunke. Det kan fort bli rotete og vanskelig å finne frem. Heldigvis finnes det smartere måter å gjøre dette på.
3. Ha orden i sakene: Informasjon og dokumenter
Det blir fort mange dokumenter å holde styr på som styremedlem. Å lete febrilsk i gamle e-poster etter riktig versjon av et budsjett rett før et møte, er ikke gøy (og ikke særlig effektivt).
Her kommer ofte en styreportal inn i bildet. Tenk på det som en supersikker, digital perm hvor alt styremateriell er samlet og organisert.
- Alt på ett sted: Innkallinger, sakspapirer, referater, tidligere vedtak – alt ligger trygt og ryddig. Du finner det du trenger, når du trenger det, uansett om du er på kontoret eller hytta.
- Trygt og sikkert: Sensitive selskapsdokumenter hører ikke hjemme på en usikret e-post. En styreportal er laget for å beskytte denne informasjonen.
- Sparer tid: Du slipper å lete. Alt er som regel søkbart og sortert. Vips, så har du mer tid til å forstå innholdet, ikke bare lete etter det.
- Orden i arkivet: Portalen holder styr på historikken, så det er lett å se tilbake på tidligere diskusjoner og vedtak.
Bruker selskapet ditt en styreportal? Det er et godt tegn! Bruk den aktivt. Gjør de det ikke? Kanskje det er noe å foreslå for å gjøre styrearbeidet enklere og tryggere for alle.
4. Delta aktivt på møtene
Du er valgt inn i styret av en grunn – din erfaring og ditt synspunkt teller!
- Møt opp og si din mening: Lytt til hva andre sier, men vær ikke redd for å stille spørsmål eller dele dine tanker. Gode diskusjoner gir bedre beslutninger.
- Hold fokus på det store bildet: Styret skal ikke drive butikken i detalj (det er jobben til daglig leder). Fokuser på de lange linjene, strategien og de viktige kontrollpunktene.
- Forstå hva du vedtar: Når en beslutning skal tas, sørg for at du forstår beslutningsgrunnlaget og konsekvensene.
- Vær bevisst på protokollen: Styreprotokollen er det formelle beviset på styrets diskusjoner og vedtak. Sørg for at den gir et korrekt bilde. Er du uenig i et vedtak, har du rett til å få din dissens protokollført.
- Husk taushetsplikten: Det som diskuteres i styrerommet, er konfidensielt og skal normalt ikke deles med utenforstående.
5. Jobb godt sammen med de andre
Et styre er et lag. Godt samarbeid gjør jobben både enklere og bedre.
- Snakk ordentlig sammen: Vær åpen og ærlig, men hold en god tone, selv når dere er uenige. Konstruktiv uenighet kan være bra!
- Spill på lag med styreleder: Styrelederen har et særskilt ansvar for å lede arbeidet. Støtt opp og gi konstruktive innspill.
- Hold kontakten: Styrearbeid skjer også mellom møtene. Vær tilgjengelig hvis noe dukker opp.
Kort oppsummert
Å være ny i et styre er en læringsprosess, og det er viktig å fortsette å lære også etter at du har kommet i gang – følg med på selskapet, bransjen og relevante regelverk. Forstå ansvaret ditt (inkludert å handle forsvarlig og til selskapets beste), gjør hjemmeleksen din før møtene, delta aktivt og bevisst, og bruk gjerne smarte verktøy som en styreportal for å holde orden.
Husk at det er lov å spørre! Snakk med styreleder eller andre erfarne styremedlemmer hvis du er usikker.
Lykke til med det viktige og givende arbeidet!
