Forberedelsene setter rammene
Vår erfaring er at det meste handler om to ting: en gjennomtenkt saksliste, og at alt sendes ut i god tid.
Et godt saksunderlag trenger ikke være langt og omfattende. Det må bare gjøre det enkelt for styremedlemmene å lese seg opp og komme til møtet med en mening. Det betyr at det skal være lett å forstå hva saken handler om, hvorfor den kommer opp nå, og hva det forventes at styret skal bidra med.
Vi ser at mange underlag svikter akkurat her: det er nok av informasjon, men det er uklart hva som er viktig. Tenk deg et saksunderlag på åtte sider om en leieavtale. Alt er med: historikk, vilkår, vedlegg. Men det står ingenting om hva styret faktisk skal mene noe om. Da er det vanskelig å forberede seg, uansett hvor god tid du har.
Og til slutt: send deltagerne informasjonen i god tid. En saksliste som sendes kvelden før møtet er rett og slett en beskjed om at en ikke forventer at noen forbereder seg. En uke i forveien er en god tommelfingerregel.
Styreleder setter standarden
Det er styrelederen som setter lista for møtet. Både for forberedelsene og for det som skjer i rommet.
Før møtet betyr det å kunne si at et underlag ikke er godt nok, og be om en tydeligere innstilling. At sakene sendes ut tidsnok. At styremedlemmene forventes å stille forberedt.
I møtet betyr det å holde diskusjonen på sporet. Dere vil for all del unngå at noen stiller et spørsmål, daglig leder forklarer i ti minutter, og plutselig er halvparten av tiden brukt opp på noe alle kunne lest seg opp på i forkant. Og avslutt hver sak med å si konklusjonen høyt, så alle vet hva som ble bestemt før dere går videre
Bruk hele styret
Noen styremøter domineres av én eller to stemmer. Det er ikke nødvendigvis krise, men fører gjerne til at noen saker ikke blir belyst fra alle sider eller at andre saker ikke får den oppmerksomheten de fortjener.
Når underlaget er godt og alle har lest det, er det enklere å trekke flere inn. Alle starter på samme sted, og styrelederen kan lettere be om innspill fra dem som vanligvis ikke tar ordet først.
Alle trenger ikke si like mye, men styret har et kollektivt ansvar om å bruke kompetansen som faktisk sitter rundt bordet.
Mange synder på oppfølgingen
Et vanlig problem i mange styrer er det som skjer etterpå: Protokollen blir liggende. Det er uklart hvem som skulle gjøre hva. Og neste møte starter med å nøste opp i det som egentlig ble avklart sist.
Protokollen er rett og slett styrets hukommelse. Jo raskere den er ferdig og signert, desto raskere kommer oppfølgingen i gang. Venter du en uke, har folk allerede begynt å glemme detaljene.
Hvert vedtak som krever handling bør ha en konkret eier og en frist. «Petter legger frem revidert prognose innen 15. mars» kan følges opp. «Følges opp av administrasjonen» kan det ikke.
En god protokoll gjør det også enklere å lage gode underlag til neste møte. Slik bygger det ene møtet på det forrige.
Slik hjelper Bård
Alt vi har snakket om her – underlag, saksliste, diskusjon, protokoll, oppfølging – blir enklere når det er samlet på ett sted.
Med Bård lager du sakslisten, knytter vedleggene til saken det gjelder, og sender alt ut sammen med innkallingen. Styremedlemmene kan kommentere og stille spørsmål i forkant. Referatet føres underveis og protokollen sendes til signering med en gang møtet er ferdig. Oppgaver knyttes til vedtaket de kom fra, med ansvarlig og frist.
Kort sagt: Bård gjør det enklere å ha orden på styremøtene, slik at styret kan bruke tiden sin på det som faktisk betyr noe.