De fleste styrer og virksomheter ønsker seg det samme: gode diskusjoner og beslutninger og effektiv bruk av tiden. Men det er sjelden kompetansen som er problemet, det er arbeidsflyten. Og friksjonen den skaper merkes i alle deler av styrearbeidet: før, under og etter møtet.
Før møtet: uforberedte styremedlemmer og uklart grunnlag
Kvaliteten på styremøtet avgjøres i stor grad av forberedelsene. Og det er her gamlemåten svikter oftest.
Sakspapirer sendes for sent, gjerne i flere runder. Det blir uklart hva som er siste versjon. Noen leser tallene fra forrige måned, andre har ikke fått med seg at budsjettet ble justert. Viktige vedlegg forsvinner i innboksen, og det som skulle vært «må-leses»-dokumenter drukner i en tråd med 14 svar.
Resultatet er et styremøte der deler av tiden brukes på å komme ajour i stedet for å ta beslutninger.
For daglig leder betyr det ofte ekstra arbeid: purre på at folk har lest, sende ut påminnelser, svare på spørsmål som allerede er besvart i et vedlegg ingen fant.
I møtet: tid kastes bort på lesing
Du kjenner det kanskje igjen: Styremøtet starter, og noen blar gjennom kvartalsrapporten for første gang. Andre skummer sakspapirene mens styreleder oppsummerer muntlig. Alle sitter i samme rom og leser hver for seg.
Det som fort skjer da er at diskusjonene blir overfladiske og dere får ikke tid til å faktisk snakke grundig nok om hver sak.
Spørsmålene som burde blitt stilt kommer aldri fordi det ikke er tid. Og beslutningene utsettes, eller enda verre: de tas på for dårlig grunnlag.
Med en styreportal endrer denne flyten seg. Da ligger sakspapirene klare i god tid før møtet, knyttet direkte til agendaen i riktig rekkefølge. Styremedlemmene leser seg opp og kan stille spørsmål eller be om utfyllende informasjon på forhånd. Og når møtet starter har alle det samme grunnlaget, slik at det er mer tid til å ta gode beslutninger.
Etter møtet: der det stopper opp
Et godt styremøte er bare halvparten. Den andre halvparten er det som skjer etterpå.
I praksis betyr gamlemåten at referatet blir liggende lenge før det godkjennes. Oppgaver som ble fordelt i møtet noteres ned av hver enkelt, gjerne litt forskjellig. Signering av protokollen utsettes fordi det krever utskrift, skanning eller en ekstra runde på e-post.
Over tid bygger dette seg opp. Nye styremedlemmer mangler historikk og bruker lang tid på å sette seg inn i saker. Når revisor, investor eller en juridisk rådgiver ber om dokumentasjon, blir det vanskelig å finne tilbake til hva som faktisk ble besluttet og hvorfor.
Aksjeloven stiller konkrete krav til at styreprotokoller signeres og oppbevares. Når denne prosessen er manuell, øker risikoen for at noe glipper. Og det er ikke nødvendigvis fordi noen er slurvete, men fordi systemet ikke hjelper deg med å gjøre det riktig.
Styredokumenter er mer sensitive enn mange tror
Styreunderlag kan inneholde strategier, budsjetter, likviditetsrapporter, personalsaker og risikovurderinger. Det er informasjon som ikke bør ligge i en vanlig innboks eller en delt mappe uten tilgangsstyring.
Likevel er det slik mange styrer håndterer det i dag. Dokumenter sendes som vedlegg på e-post, uten kontroll over hvem som videresender eller lagrer dem. Når noen går ut av styret, har de fortsatt tilgang til alt som ble sendt i den perioden de satt.
En styreportal er bygget for å håndtere dette. Tilgangen styres per rolle, slik at tidligere styremedlemmer automatisk mister tilgang. Dokumenter lagres kryptert, og det finnes et revisjonsspor over hvem som har åpnet hva.
Du trenger ikke være teknisk for å gjøre dette bedre
Mange utsetter overgangen til en styreportal fordi de tror det krever teknisk kompetanse, eller fordi de er usikre på om styremedlemmene vil ta det i bruk.
Det er forståelig, men det er sjelden det som er den reelle hindringen.
En god styreportal er laget for folk som ikke er teknologientusiaster. Den skal være enklere enn alternativet, ikke mer komplisert. Hvis styremedlemmene kan bruke e-post, skal de kunne bruke en styreportal.
Terskelen for å komme i gang er også lavere enn mange tror. De fleste styrer er operative i løpet av et par timer, og den første gevinsten, at sakspapirene er samlet og tilgjengelige, merkes allerede til neste møte.
Oppsummert
Problemene vi har beskrevet her handler ikke om dårlige styrer, men om en lite gunstig måte å jobbe på. Når verktøyene ikke støtter prosessen, blir resultatet mer administrasjon, svakere beslutningsgrunnlag og du får en høyere risiko for at noe glipper.
En styreportal gjør styrearbeidet mer ryddig, mer sikkert og mer etterprøvbart. Den gir styret ett sted å forberede, gjennomføre og følge opp - slik at tiden brukes på sakene, ikke systemet.
Bård er en norsk styreportal som er bygget for akkurat dette.