Slik skriver du vanntette vedtak i styret
Gode vedtak er en forutsetning for solid dokumentasjon i styremøter. Men hvordan går du frem for å formulere disse tekstene?
Når du skal gjøre vedtak i styret er det en del momenter å tenke på.
For det første må vedtaket formuleres slik at det minimerer risikoen for misforståelser og konflikter i etterkant. I tillegg må vedtaket være juridisk vanntett og i overenstemmelse med gjeldende lover og selskapets vedtekter. Og til slutt må vedtaket dokumenteres på en korrekt måte for å sikre sporbarhet og ansvarlighet.
I denne artikkelen skal vi se litt nærmere på hva som er lurt å tenke på når du skal skrive vedtak, og hvordan du går frem for å formulere disse slik at de holder vann.
Hva er et vedtak?
Rent formelt så er et vedtak en formell beslutning tatt av styret. Det representerer en kollektiv enighet om en spesifikk handling eller strategi, og er ofte resultatet av omfattende diskusjoner og vurderinger.
Siden dette kan være beslutninger som kan ha store konsekvenser, er det viktig å sikre at alle styremedlemmer er på samme side og dokumentere de for fremtiden.
Når et vedtak er gjort, plikter alle berørte parter å følge det i den grad det er praktisk mulig. Dette innebærer at både styret og ledelsen må samarbeide for å implementere vedtakene på en effektiv og ansvarlig måte.
Eksempel på et godt strukturert vedtak
Her er et eksempel på et vedtak for en bedrift. Formålet er å vedta en ordning som skal gi de ansatte mer fleksibilitet når det kommer til bruk av hjemmekontor.
- Innledning: Hva er formålet med vedtaket.
- Bakgrunn: Kort rundt omstendighetene som har ledet opp til vedtaket.
- Beslutning: Det konkrete vedtaket som er fattet, klart og tydelig formulert.
- Ansvarlig og evt. tidsfrist: Hvem som er ansvarlig for å iverksette vedtaket, og en eventuell frist for når det skal være implementert.
Dette er en enkel struktur du kan bruke selv i dine styremøter, og som sikrer at vedtaket har de bestanddelene som er nødvendig for referatet.
Til slutt er det alltid styret som må vurdere om vedtaket er presist nok, og gjøre eventuelle justeringer før protokollen signeres og vedtaket iverksettes.
Viktigheten av å unngå upresise vedtak
Uklare eller upresise vedtak kan føre til misforståelser og potensielle konflikter innad i styret og bedriften. Det kan også svekke tilliten fra aksjonærer og andre interessenter.
Derfor er det avgjørende å formulere vedtak som er tydelige og godt forankret. Med klare vedtak blir det enklere å kommunisere beslutninger, og du reduserer risikoen for at viktige detaljer går tapt.
Mer strukturert med styreportal
Ved å bruke Bård styreportal blir vedtakene i styret automatisk arkivert for fremtiden. Det er enkelt å finne frem til tidligere beslutninger, og bruke disse som grunnlag for saker når man planlegger nye møter.
Bård kommer også med innebygde AI-verktøy som hjelper deg med å skrive bedre tekster. Ved å utnytte mulighetene som ligger i GPT-teknologien kan du sørge for at dokumentasjonen i styrearbeidet blir mer presis, og minimere risikoen for feil.
Dette betyr ikke bare at du sparer tid, men også at du øker kvaliteten på det arbeidet som blir utført. På den måten kan AI-assistenten rett og slett være en ekstra korrekturleser og rådgiver for deg i styrearbeidet.